January 17, 2022

Cómo preparar cuentas de gestión


La contabilidad de gestión es una de las herramientas corporativas más influyentes. Los ejecutivos y la alta dirección generalmente lo utilizan para ayudar en las decisiones estratégicas sobre divisiones individuales, líneas de productos o la empresa en su conjunto. Se proporciona una vista actualizada de la situación financiera de la empresa a través de informes financieros mensuales. Estos informes abarcan una amplia gama de indicadores clave de rendimiento en toda la empresa.

Los empresarios exitosos comprenden la importancia de tener acceso a registros financieros confiables cuando controlan y administran su dinero. Los informes financieros inexactos son como conducir un vehículo con los ojos cerrados: no sabe a dónde se dirige y su destino rara vez termina exactamente donde espera. Según nuestra experiencia, hay muchas cosas que los contables pueden hacer para asegurarse de que los números sean correctos. Si desea obtener más información sobre cómo preparar cuentas de administración, aquí es donde comienza.

Finalización a tiempo de todas las transacciones

Aunque esto pueda parecer de sentido común, piense por qué esto es un problema en su empresa. La máxima prioridad en cualquier negocio debe ser mantener las cuentas actualizadas. Esto es importante por varias razones, incluido el hecho de que es la única forma en que los propietarios de negocios pueden obtener una imagen completa del desempeño financiero y la posición de su empresa y que el IVA, PAYE u otras leyes y regulaciones pueden requerirlo. La falta de cuentas actualizadas en la empresa puede deberse a la falta de recursos, o podría deberse a la falta de priorización, de cualquier manera, esta es una parte crucial de su negocio.

Equilibrio regular de sus cuentas

Como mínimo, las cuentas bancarias de la empresa deben conciliarse con los registros contables todos los meses, revisando a fondo cualquier incoherencia o disparidad temporal de larga data. Este control interno fundamental reconforta a los propietarios de la empresa de que los ingresos y los pagos se han registrado adecuadamente en el sistema contable. La inexactitud de las conciliaciones bancarias aumenta la probabilidad de que la información de gestión proporcionada por el sistema contable sea errónea en gran medida.

Examen de los deudores vencidos

Los contables deben verificar el informe del acreedor envejecido al menos una vez al mes para confirmar que los acreedores y las compras se hayan informado de manera adecuada. Al ingresar las facturas de compra en el sistema de contabilidad, es una práctica estándar registrar el pago al proveedor en la cuenta de pérdidas y ganancias. También es habitual que los propietarios de empresas paguen a los proveedores de su propio bolsillo, pero estos pagos no se registran en el sistema contable. Tener una gran cantidad de saldos de proveedores antiguos que se han pagado en su totalidad es un indicador sólido de que uno de estos problemas (o ambos) está ocurriendo en su empresa.

Seguimiento de los gastos de depreciación

Cuando una empresa “agota” sus activos fijos, los costos de depreciación se registran para demostrar el impacto económico de dicho uso (propiedad, planta y maquinaria, etc.). Los costos de depreciación deben registrarse en los libros mensualmente o trimestralmente durante todo el año, a menos que el cargo sea insignificante. La depreciación no se considera en las cuentas de administración emitidas por una empresa; Esta es una razón típica por la que las cuentas de administración y las cuentas legales pueden variar significativamente entre sí. Las empresas deben realizar un seguimiento de sus activos fijos como base para calcular los costos de depreciación (mantenemos registros de activos para la mayoría de nuestros clientes comerciales).

Seguimiento de los diarios de salarios

Hacer diarios de salarios correctos ayuda a garantizar que la cuenta de pérdidas y ganancias de una empresa refleje adecuadamente los gastos laborales en los que ha incurrido. También ayuda a garantizar que el balance refleje con precisión la responsabilidad de la empresa de pagar los salarios y las deducciones (impuesto sobre la renta, pensiones, etc.). Un problema típico ocurre cuando, en lugar de contabilizar diarios de salarios, los pagos se contabilizan directamente en la cuenta de pérdidas y ganancias, lo que genera una representación errónea del estado financiero de la empresa en relación con el departamento de nómina. Si los pagos se contabilizan en el balance general, el problema empeora considerablemente, ya que los gastos laborales no están representados en la cuenta de pérdidas y ganancias; en cambio, se registran en el balance como un “acreedor negativo”, lo que empeora la situación.

Mantenimiento de existencias y realización de modificaciones de trabajos en curso

Las organizaciones que manejan una cantidad considerable de inventario y trabajo en progreso deben realizar los cambios necesarios en sus registros contables mensualmente o trimestralmente (la frecuencia depende de la frecuencia con la que se preparan las cuentas de administración). Cuando las existencias o el trabajo en curso fluctúan significativamente de un período a otro, influye sustancialmente en las ganancias registradas en la cuenta de pérdidas y ganancias y en los activos corrientes que se muestran en el balance.